SUPRIANTO,Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA,SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SISTEM PEMBERIAN BONUS UNIVERSITAS TERBUKA

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNIVERSITAS TERBUKA 2018

NAMA : SUPRIANTO

DOSEN : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

TEMA : SISTEM PEMBERIAN BONUS KARYAWAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1        Latar Belakang

Sumber daya manusia adalah hal yang penting didalam setiap organisasi.Pengembangan dan peningkatan sumber daya manusia penting dilakukan oleh setiap organisasi untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat. Pengembangan dan peningkatan sumber daya manusia tersebut pada akhirnya ditujukan untuk meningkatkan daya saing perusahaan,meningkatkan laba perusahaan dan juga meningkatkan kesejahteraan karyawan.

Kinerja karyawan yang baik merupakan salah satu hasil dari manajemen organisasi.Organisasi dapat memotivasi karyawan dengan memberikan kompensasi.Sistem pemberian kompensasi merupakan faktor yang penting untuk menarik,memelihara,maupun mempertahankan karyawan bagi organisasi. Menurut hasibuan (2002:118), “kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan atau instansi”.

Dengan adanya kompensasi maka karyawan akan termotivasi untuk bekerja maksimal dalam mengejar target dan akan berdampak pada peningkatan laba perusahaan.Namun,dalam pemberian kompensasi tersebut harus diatur dengan benar mengenai kriteria-kriteria tertentu agar menciptakan suasana yang harmonis dan tidak menimbulkan kecemburuan sosial dilingkungan organisasi.Pengolahan data secara manual dalam perhitungan pemberian bonus karyawan tidak efektif dan juga adanya resiko yaitu terjadinya kehilangan data atau dokumen sehingga mengakibatkan tidak tepat dalam jumlah bonus yang diterima karyawan.

 Untuk mengatasi permasalahan tersebut,maka untuk memudahkan organisasi dalam perhitungan bonus yang akan diberikan maka diperlukan suatu sistem pengolahan data secara komputerisasi.EntIS (Enterprise Information System) adalah Sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan.

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka pada makalah ini saya akan merancang sistem informasi pemberian bonus yang berkaitan dengan kinerja penjualan karyawan.

1.2    Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang yang telah diuraikan diatas, penulis telah merumuskan masalah yang akan dibahas didalam isi makalah, sebagai berikut:

1.    Bagaimana merancang sistem informasi pemberian bonus berdasarkan hasil penjualan karyawan ?

1.3    Tujuan Penulisan

Beberapa tujuan dari penulisan makalah ini antara lain sebagai berikut.
1.    Perhitungan bonus karyawan yang sesuai berdasarkan hasil penjualan secara efektif.

BAB II 

 ANALISIS

2.1    Enterprise Information System

            Enterprise information system merupakan pengembangan dari sistem informasi akuntansi.sistem informasi akuntansi merupakan suatu kerangka pengkoordinasian sumber daya (data,materials,equipment,suppliers,personal and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupan informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson,1991).

Hal mendasar dari enterprise information system adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara logikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing masing divisi. Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara logikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur.

Manfaat dan tujuan sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson (1993) sebagai berikut :

1.         Pengolah transaksi

Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi,menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date serta mencerminkan aktifitas organisasi.tipe transaksi dasar yaitu:

a.       Penjualan produk atau jasa

b.      Pembelian bahan baku,barang dagangan ,jasa dan aset tetap dari supplier

c.       Penerimaan kas

d.      Pengeluaran kas kepada supplier

e.       Pengeluaran gaji karyawan

2.         Pengolahan informasi

Pengolahan informasi yaitu aktifitas yang dilakukan dalam menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemrosesan informasi disediakan oleh pengolahan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi.

Kegunaan dari enterprise information system sebagai berikut :

1.         Selaras

Arsitektur enterprise sesuai dengan kebutuhan manajemen

2.         Integrasi

Aturan bisnis harus konsisten dan terpadu dari seluruh komponen enterprise

3.         Perubahan

Memfasilitasi segala perubahan setiap aspek enterprise

4.         Waktu pemasaran

Mengurangi pembangunan sistem,generasi aplikasi dan kebutuhan sumber daya

5.         Convergence

Menghasilkan portofolio produk TI yang standar.

Batasan dari enterprise information system sebagai berikut :

1.         Corporate wide system

a.       Mencakup seluruh bagian perusahaan

b.      Dari satu sistem bisa mendapatkan informasi bagian keuangan,sumber daya manusia,pemasaran,produksi dll secara terintegrasi

2.         Holistic information

Informasi bersifat menyeluruh untuk mendukung kepentingan pengambilan keputusan enterprise secara umum

3.         Business intelligence

Seluruh aktifitas sistem digunakan untuk mendukung kebijakan yang diambil dalam bisnis enterprise.

Kemampuan dari enterprise information system sebagai berikut :

1.         Drill down path

Mengakses informasi paling puncak sampai ke informasi pendukung di level bawah sehingga kelengkapan informasi yang dibutuhkan dapat terjamin

2.         Critical success factor

a.       Informasi strategis,manajerial,operasional

b.      Sumber daya : sumber daya organisasi, industri dan lingkungan

c.       Informasi yang bisa dimonitor misalnya berupa laporan yang terinci.

Teknologi pendukung enterprise information system sebagai berikut :

1.         Software : web,xml,database management system, programming language,security

2.         Hardware : computer, network

3.         Brainware : metodologi pengembangan berbasis objek

Keuntungan dari enterprise information system sebagai berikut :

1.         Memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi

2.         Memfasilitasi akses ke seluruh informasi

3.         Meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan

4.         Menyediakan keuntungan kompetitif

5.         Mempercepat waktu pencarian informasi

6.         Meningkatkan kemampuan dan kualitas komunikasi

2.2        Sistem Pemberian Bonus

            Sistem pemberian kompensasi merupakan faktor yang penting untuk menarik, memelihara, maupun mempertahankan pegawai bagi instansi yang bersangkutan.menurut mathis dan Jackson, (2000) menyatakan bahwa Salah satu cara manajemen untuk meningkatkan prestasi kerja, memotivasi dan meningkatkan kinerja para karyawan adalah melalui kompensasi.

Pada dasarnya kompensasi dikelompokkan kedalam dua kelompok, yaitu kompensasi finansial dan kompensasi bukan finansial. Selanjutnya kompensasi finansial ada yang langsung dan ada yang tidak langsung. Sedangkan kompensasi nonfinansial dapat berupa pekerjaan dan lingkungan pekerjaan. Menurut Mondy dan Noe (1996:374) yang dikutip oleh Panggabean (2002:86) mengemukakan bahwa:

1.      Kompensasi keuangan langsung terdiri atas:

a.       Gaji

Gaji adalah imbalan finansial yang dibayarkan kepada karyawan secara teratur, seperti tahunan, caturwulan, bulanan atau mingguan.

b.      Upah

Upah merupakan imbalan finansial langsung dibayarkan kepada para pekerja berdasarkan jam kerja, jumlah barang yang dihasilkan atau banyaknya pelayanan yang diberikan. Jadi tidak seperti gaji yang jumlahnya relatif tetap, besarnya upah dapat berubah-ubah. Pada dasarnya, gaji atau upah diberikan untuk menarik calon pegawai agar mau masuk menjadi pegawai.

c.       Insentif

Insentif merupakan imbalan langsung yang dibayarkan kepada pegawai karena kinerjanya melebihi standar yang ditentukan. Dengan mengasumsikan bahwa uang dapat digunakan untuk mendorong pegawai bekerja lebih giat lagi, maka mereka yang produktif lebih menyukai gajinya dibayarkan berdasarkan hasil kerja.

Untuk itu diperlukan kemampuan untuk menentukan standar yang tepat. Tidak terlalu mudah untuk dicapai dan juga tidak terlalu sulit. Standar yang terlalu mudah tentunya tidak menguntungkan bagi instansi.Sedangkan yang terlalu sulit menyebabkan pegawai frustasi.

2.      Kompensasi tidak langsung (Fringe benefit)

Fringe benefit merupakan kompensasi tambahan yang diberikan berdasarkan kebijaksanaan instansi terhadap semua pegawai dalam usaha meningkatkan kesejahteraan pegawai. Contohnya asuransi kesehatan, asuransi jiwa, dan bantuan perumahan.

Pada perusahaan yang bergerak memasarkan produk,maka untuk memotivasi karyawan untuk terus bergerak mengejar target maka perusahaan memberikan bonus bagi karyawan yang berhasil mencapai target penjualan.Adapun metode perhitungan pemberian bonus kepada karyawan pada perusahaan perbankan berdasarkan hasil pembukaan tabungan dan penyaluran kredit sebagai berikut

Penjelasan :

1.         Input data

Karyawan melakukan input data sesuai dengan tugas dan fungsinya serta aktifitas yang dilakukan.

Ø  Marketing melakukan input data berupa data nasabah,jumlah kredit yang disalurkan,jumlah tabungan yang dibuka.

Ø  Bagian administrasi kredit melakukan penginputan data berupa jumlah kredit yang telah dibayar,yang belum dibayar,nasabah yang macet pembayaran dll.

Ø  Bagian HRD melakukan input data berupa data karyawan,tingkat kehadiran.

Ø  Bagian GA melakukan input data berupa barang persediaan masuk dan keluar,pemeliharaan dan pembelian barang.

Ø  Front office dan back office melakukan input data sesuai transaksi yang dilakukan.

2.         Pengolahan data

Data yang diinput akan diproses didalam sistem. Pada pembagian bonus sebagai berikut :

Ø  Marketing melakukan input data berupa data nasabah,jumlah kredit yang disalurkan,jumlah tabungan yang dibuka.

Ø  Bagian administrasi kredit melakukan penginputan data berupa jumlah kredit yang telah dibayar,yang belum dibayar,nasabah yang macet pembayaran dll.

Ø  Berdasarkan hasil inputan tersebut diketahui laba ,target kredit dan tabungan yang diperoleh.Adapun pemberian bonus dilakukan dengan kriteria-kriteria sebagai berikut :

a.       Target marketing perkaryawan apabila mencapai target  maka mendapatkan 2 % dari total tabungan/kredit yang didapatkan oleh karyawan tersebut.

b.      Apabila karyawan hasilnya sama dengan target atau tidak mencapai target maka karyawan tidak mendapatkan bonus.

Untuk bonus tahunan yaitu = laba perusahaan - target laba perusahaan

a.       Pimpinan            : 25 %

b.      Superviser           : 20 %

c.       Staff                   : 65 % dibagi jumlah seluruh karyawan.

laba perusahaan = (total tabungan + total kredit) – kredit macet-operasional kantor

Ø  Apabila laba perusahaan melebihi target maka setiap karyawan akan mendapatkan bonus tahunan dengan perhitungan :

Pimpinanan : 25 % x laba perusahaan

Supervisor : 20 % x laba perusahaan

Karyawan : (65 % : jumlah karyawan) x laba perusahaan

Ø  Apabila laba perusahaan tidak mencapai target atau sama dengan target maka tidak ada pembagian bonus tahunan.

3.         Output

Dari hasil input data yang dilakukan maka akan menghasilkan berbagai laporan yang diperlukan untuk membuat kebijakan dan keputusan perusahaan baik yang akan digunakan oleh staf sampai dengan pimpinan.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Penggunaan sistem informasi pemberian bonus kepada karyawan pada bagian pemasaran dapat disimpulkan sebagai berikut :

Ø  Dalam perancangan model sistem informasi pemberian bonus kepada karyawan ada dua jenis bonus yaitu bonus tahunan dan bonus per capaian target.penghitungan bonus tersebut berasal dari beberapa bagian yaitu adm. kredit,human relation division,general administration,marketing,back office,front office.

Ø  Dalam proses pengelolaan data, sistem informasi pemberian bonus dilengkapi dengan system pengambilan keputusan dengan metode datamining (decision tree).

Ø  Sistem informasi pemberian bonus juga dimodelkan dengan Data Flow Diagram (DFD) untuk lebih menggambarkan keterkaitan aliran data antar proses.

SUPRIANTO,Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA,TUGAS II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNIVERSITAS TERBUKA 2018

SUPRIANTO,Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA,TUGAS II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNIVERSITAS TERBUKA 2018

NAMA : SUPRIANTO

DOSEN : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

TEMA : SEBUAH PERUSAHAAN RETAIL BERTARAF NASIONAL ANGGAP SAJA PT. XYZ MEMILIKI BEBERAPA DEPARTEMEN DAN CABANG USAHA.DALAM MENJALANKAN BISNISNYA PT. X DITUNTUT UNTUK LEBIH PROFESIONAL BAIK SDM MAUPUN SISTEM INFORMASI TEKNOLOGI INFORMASINYA (MKLS).PADA TAHUN 2015 PT. X MEMILIKI TARGET BAHWA SEMUA DEPARTEMEN DAN CABANG BISNISNYA HARUS SUDAH TERINTEGRASI SISTEM INFORMASINYA.

PERTANYAANNYA ADALAH HAL-HAL APA SAJA YANG HARUS DILAKUKAN OLEH PT. X UNTUK MENCAPAI TARGET TERSEBUT DILIHAT DARI ASPEK SISTEM TEKNOLOGI INFORMASINYA? DAN JANGAN LUPA JELASKAN BERDASARKAN SUMBER REFERENSINYA.

Untuk mencapai target PT. X untuk memiliki sistem informasi yang terintegrasi ke seluruh departemen dan cabang usaha nya di Tahun 2015, maka untuk melakukan hal tersebut langkah awal yang perlu dilakukan oleh PT. X adalah membuat komitmen untuk melaksanakan tanpa alasan apapun untuk berhenti ditengah proses,baik pada tahap perencanaan, analisis,impelementasi ataupun penggunaan.keseragaman istilah, kode perkiraan, kode barang dan lain-lainnya harus disepakati.jika kode sistem akan dihubungkan dengan sistem diluar organisasi maka penggunaan kode yang lazim digunakan dalam masyarakat sebaiknya dipertimbangkan untuk digunakan untuk menghindari pengerjaan ulang dimasa mendatang.

Hal diatas perlu dilakukan terlebih dahulu karena untuk mengubah kebiasaan merupakan sesuatu yang rumit untuk itu dibutuhkan komitmen bersama untuk mencapai tujuan tersebut.

Langkah selanjutnya adalah setiap departemen memberikan input kepada pengembang sistem mengenai tahapan-tahapan,standarisasi serta aturan-aturan yang berlaku pada pelaksanaan hingga pada output pekerjaan,sehingga pengembang sistem dapat membangun sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pada PT. X.

Satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan departemen dari perusahaan disebut ERP ( enterprise resource Planning). Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005)

Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)

Beberapa konsep dasar dari Enterprise Resource Planning sebagai berikut :

1.        Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

2.        ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.         Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain  untuk lingkungan pelanggan pengguna  server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2.         Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3.         Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4.         Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5.         Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)

Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

Modul – Modul Standar

modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

1.         Keuangan

2.         Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.

3.         Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.

4.         Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.

5.         Logistik

Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.

6.        Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.

Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

7.        Business Process Support

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.

Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.

Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.

8.        Dukungan E-Commerce

Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.

Demikian hal-hal yang perlu dilakukan oleh PT. X untuk membangun sistem informasi terintegrasi ke seluruh departemen dan cabang. Mohon bimbingan dan koreksinya.

DAFTAR PUSTAKA

Ø  Materi Minggu ke 7 Sistem Informasi Manajemen Prof. Dr. Hapzi Ali, MM, MCA Sistem Informasi Enterprise

Ø  Modul 3 Sistem Informasi Manajemen Universitas Terbukan, Sistem Informasi Enterprise

Ø  Anisahsh.”pengertian ERP (enterprise resource planning)”, 22 agustus 2015.

https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-erp-enterprise-resource-planning/

SUPRIANTO,530021433 Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA,TUGAS III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNIVERSITAS TERBUKA 2018 HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM (HRIS) PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA

TUGAS III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNIVERSITAS TERBUKA 2018

NAMA : SUPRIANTO 530021433

DOSEN : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

TEMA : HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM (HRIS) PEMANFAATANSISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA

Human Resource Information System (HRIS) terdiri atas tiga bagian utama, masing-masing adalah subsitem input, subsistem database dan subsistem output. Silahkan saudara diskusikan materi HRIS.

Dan Jelaskan Pemanfatan SIM di bidang SDM di lingkungan kerja saudara

Tanggapan :

Human Resource Information System (HRIS) merupakan suatu perangkat lunak (software) bidang sumber daya manusia yang menggabungkan sejumlah sistem dan proses untuk memudahkan pengelolaan tentang karyawan dan data yang terkait dengannya.  Sistem ini dapat meliputi segala hal yang melingkupi seluruh aktivitas sumber daya manusia.

Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut :

1.         Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)

SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2.         Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3.         Manajemen Data

Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

4.         Penghentian dan Admistrasi Tunjangan

Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

5.         Perencanaan Karir (Career Planning)

Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

6.         Hubungan Karyawan (Employee Relations)

Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

7.         Separation Management

Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

8.         Personnel Administration and HRIS

Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

1.         Subsistem input HRIS

Sistem informasi enterprise merupakan suatu sistem informasi yang memuat semua data transaksi perusahaan secara terinci.Sistem informasi enterprise mengambil unsure data personalia dari sistem informasi akuntansi dan mengembangkannya sehingga mencakup pula data selain nama karyawan,jenis kelamin,tanggal lahir, pendidikan dan jumlah tanggungan.Subsistem input HRIS terdiri dari :

a.          Unsur data akuntansi

Unsur data akuntasi merupakan data keuangan dan bersifat lebih dinamis dibandingkan dengan data personalia.Dalam data akuntansi dimasukkan tarif per jam,gaji perbulan,penerimaan bruto pada saat ini dan pajak penghasilan sampai dengan hari ini.

b.         Subsistem riset sumber daya manusia

Subsistem ini merupakan subsistem yang mengumpulkan data dengan maksud untuk proyek-proyek khusus SDM,misalnya studi mengenai suksesi,analisis dan evaluasi pekerjaan dan studi atas keluhan karyawan.

c.          Analisis dan evaluasi pekerjaan

Analisis dan evaluasi pekerjaan merupakan kegiatan untuk mempelajari setiap pekerjaan yang ada didalam perusahaan dengan tujuan untuk mendefinisikan ruang lingkupnya dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.

d.         Studi atas keluhan karyawan

Studi atas keluhan karyawan merupakan tindak lanjut dari keluhan-keluhan yang diajukan oleh karyawan untuk berbagai alasan.kebutuhan atas informasi-informasi tertentu yang tidak dapat dihasilkan dari database sistem informasi SDM dapat diperoleh melalui studi khusus yang dibentuk untuk menghasilkan data tersebut.

e.          Subsistem intelijen sumber daya manusia

Subsistem ini berfungsi mengumpulkan data yang berkaitan dengan SDM yang berasal dari lingkungan luar perusahaan meliputi pemerintah,pemasok,serikat buruh,komunitas global,komunitas keuangan dan para pesaing.

f.          Intelijen pemerintah

Intelijen pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan untuk menaati berbagai peraturan kepegawaian.

g.         Intelijen pemasok

Pemasok dalam hal ini yang berkaitan dengan fungsi SDM seperti asuransi yang memberikan manfaat bagi karyawan,perguruan tinggi serta agen-agen ketenagakerjaan sebagai sumber tenaga kerja baru.para pemasok ini menyediakan data dan informasi sehingga perusahaan dapat melakukan fungsi SDM nya untuk rekrutmen dan penerimaan karyawan baru.

h.         Intelijen serikat buruh

Intelijen serikat buruh menyediakan data dan informasi dari serikat buruh yang dipergunakan untuk menyusun perjanjian kerja antara perusahaan dengan serikat buruh.

i.           Intelijen komunitas global

Intelijen komunitas global menyediakan informasi yang menggambarkan sumber-sumber local seperti perumahan,pendidikan dan rekreasi.informasi ini dimanfaatkan dalam perekrutan karyawan untuk suatu daerah baik yang berskala nasional maupun internasional dan juga untuk memadukan karyawan-karyawan dalam penyesuaiannya dengan komunitas setempat.

j.           Intelijen komunitas keuangan

Intelijen komunitas keuangan menyediakan data dan informasi ekonomi yang diperlukan untuk penyusunan perencanaan personalia.

k.         Intelijen pesaing

Intelijen pesaing menyediakan data dan informasi mengenai SDM yang dimiliki oleh para pesaing.

2.         Subsistem database

Database HRIS berisi data yang menggambarkan karyawan dan juga organisasi serta individu-individu yang berada didalam lingkungan perusahaan.Data karyawan didalam database berisi data yang menunjukkan karyawan perusahaan pada saat ini,data pelatihan dan pengembangan untuk setiap individu,penghargaan yang diterima karyawan,aktivitas lain yang diikuti oleh perusahaan,penelitian dan inovasi yang dihasilkan serta input-input lainnya yang menunjukkan peningkatan kompetensinya selama bekerja diperusahaan.

Data non karyawan berisikan data yang tidak berhubungan secara langsung dengan kegiatan karyawan didalam perusahaan misalnya tanggungan keluarga,orang tua asuh dan ahli waris serta data para pelamar kerja.

3.         Subsistem output

Output HRIS dalam bentuk laporan periodic,tanggapan hingga ke data base queries (pencarian ke dalam database berdasarkan suatu permintaan/kriteria tertentu).

Ada beberapa subsistem output HRIS sebagai berikut :

a.          Subsistem perencanaan tenaga kerja

Subsistem perencanaan tenaga kerja yaitu melakukan semua aktivitas untuk membuat manajemen perusahaan mampu mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.Daftar aplikasi yang dipergunakan dalam subsistem ini dapat disusun sebagai berikut : aplikasi-aplikasi penyusunan struktur organisasi,prakiraan gaji,analisis/evaluasi pekerjaan, perencanaan dan model tenaga kerja.

b.         Subsistem perekrutan

Subsistem perekrutan merupakan kegiatan penerimaan karyawan baru ke dalam organisasi. Dua aplikasi yang dipergunakan dalam subsistem perekrutan yaitu penelusuran data pelamar dan pencarian internal.penelusuran data pelamar adalah usaha untuk mengetahui latar belakang seorang pelamar dengan lebih terinci.pencarian internal dapat dilakukan oleh perusahaann dengan terlebih dahulu mempersiapkan seluruh data karyawan dalam sistem informasi enterprise sehingga manajemen dapat dengan mudah melacak kembali karyawan yang berpotensi untuk menduduki jabatan baru yang tersedia.

c.          Subsistem manajemen tenaga kerja

Subsistem manajemen tenaga kerja memiliki tujuh aplikasi yang dipergunakan untuk menjalankan kegiatan manajemen tenaga kerja yang terdiri dari aplikasi-aplikasi penilaian prestasi,pelatihan,pengendalian posisi,relokasi,keterampilan/kompetensi,suksesi dan disiplin.

d.         Subsistem kompensasi

Subsistem kompensasi merupakan subsistem HRIS yang paling banyak dipergunakan dalam banyak perusahaan.Aplikasi-aplikasi yang sering dipergunakan dalam subsistem ini adalah kenaikan berkala,penggajian,kompensasi eksekutif,insentif bonus,dan kehadiran.

e.          Subsistem benefit

Subsistem benefit memiliki enam aplikasi yang sering dipergunakan oleh perusahaan dengan tingkat penggunaan yang berbeda.Subsistem benefit ini menggambarkan betapa perusahaan-perusahaan sangat mengharapkan SDM nya untuk mendukung karyawan aktif maupun pensiunannya mendapatkan paket benefit yang baik.Aplikasi dalam subsistem ini terdiri dari kontribusi terbatas,benefit terbatas,pernyataan benefit,benefit fleksibel,pembelian saham dan pemrosesan klaim.

Berdasarkan penjelasan HRIS diatas diketahui bahwa sistem HRIS terdiri dari 3 subsistem,hal yang dilakukan ditempat saya bekerja belum menggunakan Sistem HRIS masih dilakukan secara manual.Namun tahapan-tahapan yang terdapat didalam setiap subsistem telah dilaksanakan.adapun tahapan-tahapan yang dilakukan sebagai berikut :

1.         Unsur data akuntansi

Sistem penggajian aparatur sipil negara dimuat didalam daftar pelaksanaan anggaran (DPA) BTL yang dibayarkan secara per bulan dan realisasinya dimuat didalam laporan keuangan.

2.         Analisis dan evaluasi pekerjaan,subsistem perekrutan,subsistem perencanaan tenaga kerja

Didalam perekrutan calon aparatur sipil negara dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan.analisis tersebut dikenal dengan istilah analisa jabatan,bagian kepegawaian melakukan analisis jabatan yang dibutuhkan berdasarkan tugas pokok yang dilakukan pada jabatan tersebut kemudian ditentukan kriteria-kriteria pendidikan yang sesuai untuk mengisi jabatan tersebut.berdasarkan analisa jabatan tersebut disampaikan kepada Badan Kepegawaian Daerah untuk nantinya dilakukan seleksi penerimaan calon aparatur sipil negara.

3.         Database karyawan

Bagian kepegawaian melakukan pendataan terhadap pegawai baik Aparatur Sipil Negara maupun non ASN mulai dari data pribadi,istri/suami,anak,pendidikan dan pelatihan yang pernah diikuti,masa kerja,absensi.data tersebut kemudian diarsipkan dan diserahkan ke BKD.Absensi dilakukan pendataan setiap hari kemudian diserahkan ke BKD.BKD melakukan rekap data harian seluruh ASN n Non ASN.

Berdasarkan data tersebut BKD akan memberikan hukuman disiplin kepada pegawai yang tidak disiplin.

DAFTAR PUSTAKA

Ø  BMP Sistem Informasi Manajemen Universitas Terbuka Dr. Debby Ratna Daniel, SE,Ak & Wiwik Supratiwi, MBA, Ak

Ø  “Human Resource Information System” septialutfi. 24 Desember 2015 web (http://sim-septialutfi-12130048-ftmseptiani.blogspot.com/2015/12/hris-human-resource-information-system.html)