NAMA : SUPRIANTO 530021433
DOSEN : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
TEMA : HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM (HRIS) PEMANFAATANSISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA
Human Resource Information System (HRIS)
terdiri atas tiga bagian utama, masing-masing adalah subsitem input, subsistem
database dan subsistem output. Silahkan saudara diskusikan materi HRIS.
Dan Jelaskan Pemanfatan SIM di bidang SDM di
lingkungan kerja saudara
Tanggapan :
Human Resource Information System (HRIS) merupakan
suatu perangkat lunak (software) bidang sumber daya manusia yang menggabungkan
sejumlah sistem dan proses untuk memudahkan pengelolaan tentang karyawan dan
data yang terkait dengannya. Sistem ini
dapat meliputi segala hal yang melingkupi seluruh aktivitas sumber daya
manusia.
Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah
sebagai berikut :
1.
Perekrutan dan Penerimaan
(Recruiting and Hiring)
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam
perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
2.
Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM
dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3.
Manajemen Data
Proses pengelolaan data sehingga dapat
digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk
perorangan/umum.
4.
Penghentian dan Admistrasi
Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan
mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program
pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
5.
Perencanaan Karir (Career
Planning)
Bertanggung jawab atas pengelolaan,
perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini
menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan
kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap
pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai
bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi
masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan
(cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke
kelompok lainnya (horizontal carreer path).
6.
Hubungan Karyawan (Employee
Relations)
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap
kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan.
Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai
berbagai aspek dalam organisasi.
7.
Separation Management
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan
pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal
separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation
(indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8.
Personnel Administration and
HRIS
Biasa dikenal dengan Personalia atau
Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain.
Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll
dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti
tahunan.
1.
Subsistem input HRIS
Sistem informasi
enterprise merupakan suatu sistem informasi yang memuat semua data transaksi
perusahaan secara terinci.Sistem informasi enterprise mengambil unsure data
personalia dari sistem informasi akuntansi dan mengembangkannya sehingga
mencakup pula data selain nama karyawan,jenis kelamin,tanggal lahir, pendidikan
dan jumlah tanggungan.Subsistem input HRIS terdiri dari :
a.
Unsur data akuntansi
Unsur data akuntasi
merupakan data keuangan dan bersifat lebih dinamis dibandingkan dengan data
personalia.Dalam data akuntansi dimasukkan tarif per jam,gaji
perbulan,penerimaan bruto pada saat ini dan pajak penghasilan sampai dengan
hari ini.
b.
Subsistem riset sumber daya
manusia
Subsistem ini
merupakan subsistem yang mengumpulkan data dengan maksud untuk proyek-proyek
khusus SDM,misalnya studi mengenai suksesi,analisis dan evaluasi pekerjaan dan
studi atas keluhan karyawan.
c.
Analisis dan evaluasi
pekerjaan
Analisis dan evaluasi
pekerjaan merupakan kegiatan untuk mempelajari setiap pekerjaan yang ada
didalam perusahaan dengan tujuan untuk mendefinisikan ruang lingkupnya dan
mengidentifikasikan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.
d.
Studi atas keluhan karyawan
Studi atas keluhan
karyawan merupakan tindak lanjut dari keluhan-keluhan yang diajukan oleh
karyawan untuk berbagai alasan.kebutuhan atas informasi-informasi tertentu yang
tidak dapat dihasilkan dari database sistem informasi SDM dapat diperoleh melalui
studi khusus yang dibentuk untuk menghasilkan data tersebut.
e.
Subsistem intelijen sumber
daya manusia
Subsistem ini
berfungsi mengumpulkan data yang berkaitan dengan SDM yang berasal dari
lingkungan luar perusahaan meliputi pemerintah,pemasok,serikat buruh,komunitas
global,komunitas keuangan dan para pesaing.
f.
Intelijen pemerintah
Intelijen pemerintah
menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan untuk menaati berbagai
peraturan kepegawaian.
g.
Intelijen pemasok
Pemasok dalam hal ini
yang berkaitan dengan fungsi SDM seperti asuransi yang memberikan manfaat bagi
karyawan,perguruan tinggi serta agen-agen ketenagakerjaan sebagai sumber tenaga
kerja baru.para pemasok ini menyediakan data dan informasi sehingga perusahaan
dapat melakukan fungsi SDM nya untuk rekrutmen dan penerimaan karyawan baru.
h.
Intelijen serikat buruh
Intelijen serikat
buruh menyediakan data dan informasi dari serikat buruh yang dipergunakan untuk
menyusun perjanjian kerja antara perusahaan dengan serikat buruh.
i.
Intelijen komunitas global
Intelijen komunitas
global menyediakan informasi yang menggambarkan sumber-sumber local seperti
perumahan,pendidikan dan rekreasi.informasi ini dimanfaatkan dalam perekrutan
karyawan untuk suatu daerah baik yang berskala nasional maupun internasional
dan juga untuk memadukan karyawan-karyawan dalam penyesuaiannya dengan
komunitas setempat.
j.
Intelijen komunitas keuangan
Intelijen komunitas
keuangan menyediakan data dan informasi ekonomi yang diperlukan untuk
penyusunan perencanaan personalia.
k.
Intelijen pesaing
Intelijen pesaing
menyediakan data dan informasi mengenai SDM yang dimiliki oleh para pesaing.
2.
Subsistem database
Database HRIS berisi data
yang menggambarkan karyawan dan juga organisasi serta individu-individu yang
berada didalam lingkungan perusahaan.Data karyawan didalam database berisi data
yang menunjukkan karyawan perusahaan pada saat ini,data pelatihan dan
pengembangan untuk setiap individu,penghargaan yang diterima karyawan,aktivitas
lain yang diikuti oleh perusahaan,penelitian dan inovasi yang dihasilkan serta
input-input lainnya yang menunjukkan peningkatan kompetensinya selama bekerja
diperusahaan.
Data non karyawan berisikan
data yang tidak berhubungan secara langsung dengan kegiatan karyawan didalam
perusahaan misalnya tanggungan keluarga,orang tua asuh dan ahli waris serta
data para pelamar kerja.
3.
Subsistem output
Output HRIS dalam
bentuk laporan periodic,tanggapan hingga ke data base queries (pencarian ke
dalam database berdasarkan suatu permintaan/kriteria tertentu).
Ada beberapa subsistem
output HRIS sebagai berikut :
a.
Subsistem perencanaan tenaga
kerja
Subsistem perencanaan
tenaga kerja yaitu melakukan semua aktivitas untuk membuat manajemen perusahaan
mampu mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.Daftar aplikasi
yang dipergunakan dalam subsistem ini dapat disusun sebagai berikut :
aplikasi-aplikasi penyusunan struktur organisasi,prakiraan
gaji,analisis/evaluasi pekerjaan, perencanaan dan model tenaga kerja.
b.
Subsistem perekrutan
Subsistem perekrutan
merupakan kegiatan penerimaan karyawan baru ke dalam organisasi. Dua aplikasi
yang dipergunakan dalam subsistem perekrutan yaitu penelusuran data pelamar dan
pencarian internal.penelusuran data pelamar adalah usaha untuk mengetahui latar
belakang seorang pelamar dengan lebih terinci.pencarian internal dapat
dilakukan oleh perusahaann dengan terlebih dahulu mempersiapkan seluruh data
karyawan dalam sistem informasi enterprise sehingga manajemen dapat dengan
mudah melacak kembali karyawan yang berpotensi untuk menduduki jabatan baru
yang tersedia.
c.
Subsistem manajemen tenaga
kerja
Subsistem manajemen
tenaga kerja memiliki tujuh aplikasi yang dipergunakan untuk menjalankan
kegiatan manajemen tenaga kerja yang terdiri dari aplikasi-aplikasi penilaian prestasi,pelatihan,pengendalian
posisi,relokasi,keterampilan/kompetensi,suksesi dan disiplin.
d.
Subsistem kompensasi
Subsistem kompensasi
merupakan subsistem HRIS yang paling banyak dipergunakan dalam banyak
perusahaan.Aplikasi-aplikasi yang sering dipergunakan dalam subsistem ini
adalah kenaikan berkala,penggajian,kompensasi eksekutif,insentif bonus,dan
kehadiran.
e.
Subsistem benefit
Subsistem benefit
memiliki enam aplikasi yang sering dipergunakan oleh perusahaan dengan tingkat
penggunaan yang berbeda.Subsistem benefit ini menggambarkan betapa
perusahaan-perusahaan sangat mengharapkan SDM nya untuk mendukung karyawan
aktif maupun pensiunannya mendapatkan paket benefit yang baik.Aplikasi dalam
subsistem ini terdiri dari kontribusi terbatas,benefit terbatas,pernyataan
benefit,benefit fleksibel,pembelian saham dan pemrosesan klaim.
Berdasarkan penjelasan HRIS diatas diketahui
bahwa sistem HRIS terdiri dari 3 subsistem,hal yang dilakukan ditempat saya
bekerja belum menggunakan Sistem HRIS masih dilakukan secara manual.Namun
tahapan-tahapan yang terdapat didalam setiap subsistem telah
dilaksanakan.adapun tahapan-tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
1.
Unsur data akuntansi
Sistem penggajian
aparatur sipil negara dimuat didalam daftar pelaksanaan anggaran (DPA) BTL yang
dibayarkan secara per bulan dan realisasinya dimuat didalam laporan keuangan.
2.
Analisis dan evaluasi
pekerjaan,subsistem perekrutan,subsistem perencanaan tenaga kerja
Didalam perekrutan
calon aparatur sipil negara dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan.analisis
tersebut dikenal dengan istilah analisa jabatan,bagian kepegawaian melakukan
analisis jabatan yang dibutuhkan berdasarkan tugas pokok yang dilakukan pada
jabatan tersebut kemudian ditentukan kriteria-kriteria pendidikan yang sesuai
untuk mengisi jabatan tersebut.berdasarkan analisa jabatan tersebut disampaikan
kepada Badan Kepegawaian Daerah untuk nantinya dilakukan seleksi penerimaan
calon aparatur sipil negara.
3.
Database karyawan
Bagian kepegawaian
melakukan pendataan terhadap pegawai baik Aparatur Sipil Negara maupun non ASN
mulai dari data pribadi,istri/suami,anak,pendidikan dan pelatihan yang pernah
diikuti,masa kerja,absensi.data tersebut kemudian diarsipkan dan diserahkan ke
BKD.Absensi dilakukan pendataan setiap hari kemudian diserahkan ke BKD.BKD
melakukan rekap data harian seluruh ASN n Non ASN.
Berdasarkan data
tersebut BKD akan memberikan hukuman disiplin kepada pegawai yang tidak
disiplin.
DAFTAR PUSTAKA
Ø BMP Sistem Informasi Manajemen Universitas Terbuka Dr. Debby Ratna
Daniel, SE,Ak & Wiwik Supratiwi, MBA, Ak
Ø “Human Resource Information System” septialutfi. 24 Desember 2015 web (http://sim-septialutfi-12130048-ftmseptiani.blogspot.com/2015/12/hris-human-resource-information-system.html)
No comments:
Post a Comment